.png)
Co zautomatyzować, by przestać tracić dochód
Wrzesień to okres rekrutacji na nowe kursy, telefony dzwonią bez przerwy, skrzynka mailowa pęka w szwach. W tym czasie szkoły zamykają najwięcej umów w roku więc warto się zmobilizować. Jednocześnie niewielu właścicieli wie, że traci wówczas najwięcej potencjalnego dochodu. Zaraz wyjaśnię dlaczego.
Zapytania, leady, potencjalni kursanci - ile ich masz i kiedy do nich dzwonisz?
Szkoły różnie nazywają tzw. “leady sprzedażowe” - czyli trafiające do nich kontakty od osób, które rozważają zakup kursu. Niezależnie jednak od tego jak je nazywają, najczęściej popełniają ten sam błąd. Leady wpadają z różnych źródeł (formularz na stronie, mail, telefon, messenger, DM na Instagramie) i pracownik sekretariatu próbuje nad tym jakoś zapanować. Flaguje maile, pisze notatki w zeszycie, przykleja żółte karteczki, może nawet robi adnotacje w Excelu.
Manualna, niezautomatyzowana “organizacja” ma jednak poważne ograniczenia
Przede wszystkim łatwo zapomnieć o takiej osobie lub zgubić kontakt. Dzwonimy do niektórych osób zbyt późno - zdarza się, że po 5-7 dniach, gdy konkurencja zdążyła już zapisać ucznia na lekcję pokazową. Jeśli klient wypełnił formularz, a potem zadzwonił, nie wiemy, że to ta sama osoba więc klient musi wszystko opowiadać od początku.
Ponadto zdarza się, że ktoś odbiera służbowy telefon poza biurem, obiecuje klientowi, że jutro wyśle ofertę. Jest już po pracy i nie ma jednak jak zapisać szczegółów rozmowy i jak wreszcie siada do tego zadania to już nie pamięta o jaki kurs chodziło i w jakim miejscu. A gdy w szkole trwa “wrześniowe oblężenie” i pracownicy są przeciążeni - łatwo w tym natłoku informacji coś przeoczyć. I leady “gubią się” a wraz z nimi — potencjalna sprzedaż.
Brak kontroli nad sprzedażą i brak możliwości optymalizacji kosztów reklamy
Zarządzający szkołą nie wiedzą ile leadów, z ilu źródeł wpadło, bo nikt tego nie mierzy. Jeśli prowadzi kampanie reklamowe w mediach społecznościowych czy Google Ads, to wie tylko ile leadów było zarejestrowanych w tych systemach reklamowych. To jednak nie jest równoznaczne z tym, ile realnie było tych zapytań. Dlaczego? Każdy system reklamowy przypisuje sobie sukces pozyskania leadów (np. Google sobie, Facebook sobie) a do tego regularnie zdarzają się błędy w pomiarze więc wyniki nie są miarodajne.
Jest tylko jedno prawdziwe źródło danych o leadach i są to prawdziwe kontakty, które obsługuje sekretariat.
Jednak tych prawdziwych kontaktów szkoły nie zliczają już automatycznie. A nawet jeśli wpisują je do arkusza w Excelu to nadal nie oznaczają w ustandaryzowany sposób na jakim etapie jest klient, kiedy należy się z nimi skontaktować i jeśli ktoś nie kupił to dlaczego - bo go “nie przypilnowaliśmy” czy sam zrezygnował?
Brak prawdziwych danych sprawia, że właściciel nie ma pełnego obrazu sprzedaży - ile wpadło zapytań, kto i kiedy na nie zareagował, na jakim etapie są rozmowy z klientami, ile było podjętych prób kontaktu ze strony biura.
Dzięki automatyzacjom kontakty się nie gubią, a zespół jest “prowadzony jak po sznurku”.
Automatyzacja w sprzedaży to nic innego jak jedna, centralna baza kontaktów, do której wpadają wszystkie zapytania i dane o wszystkich płacących klientach. Pod tą bazę podpięte są automatyczne zadania, które przypominają, kiedy należy się skontaktować z którym klientem, aby żaden kontakt nie został zaniedbany.
Gdy klient jest już w bazie i dzwoni do szkoły to wiemy jak się nazywa i widzimy historię naszej komunikacji więc możemy prowadzić rozmowę w bardziej uporządkowany i spersonalizowany sposób (nawet poza biurem). Aby ta zautomatyzowana machina poprawnie działała od strony narzędzi jest to najczęściej połącznie systemu CRM (Customer Relationship Management) oraz Contact Center.
Jakie korzyści wypływają z korzystania z automatyzacji?
Na poziomie rentowności biznesu skuteczniejsze dzwonienie do klientów przekłada się wprost na ilość sprzedanych kursów. Nasza agencja specjalizuje się we wdrożeniach automatyzacji procesów w szkołach językowych i u naszych klientów notujemy +57% wzrost obsłużonych leadów, co przekłada się na 25% wzrost dochodu.
Przede wszystkim jednak praca jest lepiej zorganizowana, zespół jest mniej przeciążony, a dzięki temu, że proste, powtarzalne zadania przerzucone są na automat - uwalnia się czas na ważną, strategiczną pracę i rozwój firmy.
.png)
